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La publication par l’AFA de la liste des questions posées dans le cadre d’un contrôle Sapin II

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Pauline Danjou et Matthias Guillou, Avocats, Cabinet Chemarin & Limbour commentent le questionnaire de l'AFA et la liste des pièces à fournir dans le cadre des contrôles des acteurs économiques.

Deux mois après avoir publié ses recommandations, l’AFA les complète en diffusant, via son site Internet, à l’attention des entreprises, « le questionnaire et la liste des pièces à fournir dans le cadre des contrôles des acteurs économiques ».

Alors que les recommandations laissaient encore certaines entreprises perplexes quant au contenu du programme anticorruption à mettre en œuvre, l’AFA révèle son niveau d’exigence en 163 questions réparties en 11 thèmes.

Ce questionnaire vient ainsi partiellement répondre aux incertitudes qui demeuraient quant aux attentes qui seraient les siennes dans le cadre d’un contrôle.

Portant tout à la fois sur l’entreprise contrôlée, le service de conformité, l’engagement de l’équipe dirigeante et le dispositif anticorruption mis en place au sens le plus large, l’AFA confirme ainsi, par le biais de ce questionnaire, la nécessité - voire l’urgence - pour les entreprises et leurs dirigeants de s’impliquer pleinement dans la mise en place d’un programme dédié et personnalisé.

En effet, outre la communication, lors d’un contrôle, des différents éléments attendus du programme de conformité déployé au sein de l’entreprise (cartographie des risques, code de conduite, politique cadeaux, fiche d’évaluation des tiers), les entreprises contrôlées devront également être en mesure de remettre aux agents de l’AFA l’ensemble des documents de travail témoins des différentes phases de son élaboration et des moyens financiers et humains alloués à sa mise en œuvre effective.

Par exemple, les entreprises contrôlées devront notamment être capables de répondre aux deux questions suivantes :

« A partir de quels documents, informations avez-vous définis votre référentiel tiers ? Existe-t-il une base de données ? Présentez le référentiel par filiale (nom, nature, statut, pays) et tout document ayant permis son élaboration »

« Comment sont identifiés les risques de corruption à chaque niveau de l’entité contrôlée ? Présentez la méthodologie spécifique à l’identification des risques de corruption (notamment par l’analyse documentée de l’ensemble des processus et activités de l’entité et la réalisation d’entretiens avec les managers et les opérationnels dument identifiés) ».

Ce faisant, l’AFA s’empare des pouvoirs lui ayant été attribués et donne corps à la volonté du législateur de voir chaque entreprise s’impliquer dans l’appréciation de son propre risque en refusant qu’elle se limite à l’adoption de documents types.

Confirmant le degré élevé de précision attendu par l’AFA dans le cadre d’un contrôle, la publication de ce questionnaire permet néanmoins aux entreprises de l’anticiper et de mieux s’y préparer.

Ce questionnaire dense apporte ainsi des indications concrètes dans le cadre de l’élaboration de la politique de conformité et permet aux entreprises d’élaborer des documents répondant précisément aux exigences de l’Agence.

Les entreprises doivent, à titre d’exemple, être prêtes à remettre aux agents de contrôle de l’AFA des tableaux détaillant - sur les trois derniers exercices - le chiffre d’affaires réalisé à l’étranger, par pays, ou encore un tableau détaillant la liste de l’ensemble des clients, fournisseurs et intermédiaires établis à l’étranger et précisant le montant des rémunérations versées ainsi que la qualité du tiers (public ou privé).

Afin de se préparer à un éventuel contrôle de l’AFA et transmettre à ses agents l’ensemble des documents attendus sans délai, les entreprises, leurs dirigeants et leurs compliance officers doivent procéder, outre le travail d’élaboration des outils de lutte anticorruption, à un important travail de compilation, de centralisation, de reporting et d’archivage.

Reste toutefois à déterminer quel sera le positionnement de l’AFA vis-à- vis des entreprises qui, dans le cadre d’un contrôle, seraient dans l’impossibilité de répondre à l’intégralité des 173 questions et/ou de fournir l’ensemble des documents demandés.

Le bilan des premiers contrôles actuellement en cours par l’AFA éclairera utilement les dirigeants dont la responsabilité est directement exposée, ceux-ci devant, plus que jamais, dans l’intervalle, s’emparer des questions de conformité, se les approprier, et les déployer au sein de l’entreprise.

Pauline Danjou et Matthias Guillou, Avocats, Cabinet Chemarin & Limbour