La culture de la documentation

Pour qu’un cabinet réussisse pleinement dans les défis posés par la documentation, il y a aussi un facteur moins tangible que le nombre des abonnements ou les équipements informatiques : la culture de la documentation.

La documentaliste la plus passionnée n’arrivera à rien si elle n’est pas soutenue par les avocats du cabinet. Il n’y a rien de plus décourageant et de plus ingrat pour un documentaliste que de mettre en place des ressources, des outils ou des procédures pour se rendre compte que ceux-ci ne sont pas utilisés par les avocats.

Il faut donc qu’il y ait dans le cabinet un avocat associé qui soit le référent de la documentation. Il faut que cet avocat remplisse plusieurs conditions. D’abord il doit être suffisamment influent et respecté dans le cabinet pour qu’il y ait une adhésion à ses choix. « Il ne faut pas que ce référent soit contestable. Ses décisions doivent être souveraines pour ses associés », explique Jean Gasnault. « Quand il y a trop de cuisiniers dans la cuisine, la soupe n’est pas bonne ». Ensuite, cet associé doit avoir un intérêt personnel réel pour les questions liées à la documentation pour que son dialogue avec son documentaliste soit toujours constructif. En effet, le documentaliste peut avoir une connaissance très approfondie des sources existantes, il ne sait pas forcément quelles sont celles qui sont les plus utilisées par les avocats. Le référent va aider le documentaliste dans ce sens.

Le second aspect de la culture de la documentation qui doit régner dans le cabinet tient à la capacité des avocats à faire la différence entre leur documentation personnelle et la documentation commune. Quand un associé souhaite garder dans son bureau une belle collection reliée qui décore ses étagères, même s’il déclare que son bureau est ouvert à tous ceux qui veulent la consulter, le cabinet ne profite pas de cette collection de la même manière que si elle était dans la bibliothèque. « Quand j’ai commencé chez Gide, Monsieur Jean Loyrette disait : la Documentation est le bien commun de tous et constitue un élément fédérateur essentiel pour le cabinet », rappelle Jean Gasnault.

En effet, la documentation personnelle doit se limiter aux outils d’usage quotidien que les avocats peuvent garder à portée de main. Tout le reste doit constituer la documentation commune qui représente à la fois le savoir-faire de la structure, son patrimoine documentaire et tous les outils permettant de répondre à toutes les situations.