Le vrai budget et l'organisation d'une bonne documentation

Le coût de la documentation

« Le bas de la fourchette est de 800 € HT par avocat et par an. Les budgets augmentent ensuite en fonction du degré de spécialisation du cabinet et de son volume d’activité internationale », explique Jean Gasnault. Dans cette première indication budgétaire, le coût des éventuelles ressources humaines n’est pas compris ni le coût d’éventuels développements informatiques dédiés à la documentation. Ainsi, un cabinet de 20 avocats qui dépense moins de 16.000 € par an en ressources documentaires a de fortes chances d’être en situation de sous-équipement. Dans les cabinets plus spécialisés, ce budget aura tendance à grimper jusqu’à 1.200 ou 1.300 € par avocat et par an, notamment par l’adjonction aux sources juridiques de base de sources d’information économique ou sectorielle qui sont souvent coûteuses. Le raisonnement est le même pour les cabinets qui ont une forte activité internationale pour laquelle une documentation étrangère est nécessaire (par exemple en fiscalité ou en finance internationales). Les produits anglo-saxons sont en moyenne 20% plus chers que les sources équivalentes en droit français.

En ce qui concerne la répartition de cette enveloppe, c’est la règle des trois tiers. Un tiers du budget sera consacré à l’achat d’usuels tels que les codes ou les mémentos,
sachant qu’il faut au moins un code et un mémento pour trois avocats. Ceci est parfois compliqué à gérer car les avocats réclament souvent d’avoir leurs propres codes ou mémentos. Il faut alors procéder au cas par cas en observant qu’un même avocat se sert rarement de plus de cinq codes différents ou encore qu’un mémento Sociétés Civiles est bien moins fréquemment utilisé que celui consacré aux Sociétés Commerciales. Le second tiers sera consacré aux données encyclopédiques de fond, que celles-ci soient papier ou en ligne. Enfin, le dernier tiers sera pour les revues, la presse et la veille.

Le coût humain

Il faut ensuite intégrer le coût humain qui est toujours associé à la documentation. Au minimum, un cabinet fera appel à un prestataire extérieur ou au personnel d’un éditeur pour la mise à jour de ses encyclopédies. Mais, une documentation correcte ou qui s’étoffe requiert rapidement un nombre important d’interventions humaines. De plus, en ce qui concerne les sources électroniques, il devient vite indispensable pour un cabinet de disposer d’une personne qui sache manipuler correctement ces ressources. Il est à noter qu’en matière de droit communautaire, la dépense principale devra être humaine puisque de très nombreuses sources sont gratuites mais que la difficulté réside dans le savoir-faire pour y accéder.

De manière générale, il est difficile pour un cabinet qui dépasse la vingtaine d’avocats de fonctionner correctement sans un ou une documentaliste à plein temps. Si cette personne est seule, elle devra souvent assurer non seulement l’organisation de la documentation (suivi des abonnements, mises à jour...) mais aussi des recherches, la diffusion de l’information dans le cabinet, un rôle de knowledge management et probablement des responsabilités informatiques. Ceci devient très compliqué d’autant que dans une profession en grande majorité féminine, les congés maternité peuvent créer une profonde désorganisation. Cinquante avocats est le seuil au-delà duquel une personne seule commence à rencontrer des difficultés pour assurer ses tâches et soixante-dix avocats est le seuil où une deuxième personne doit être envisagée.

L’informatique

Dans une documentation moderne, il faut associer les moyens informatiques aux sources d’information et aux personnes qui les manipulent. Antérieurement, il y avait dans un cabinet, la documentation statique (celle que les avocats allaient consulter à la bibliothèque) et la documentation circulante (les revues qui passaient d’un bureau à un autre avec ou sans la fastidieuse procédure des photocopies de sommaires). Maintenant, l’information statique est en grande partie accessible depuis l’ordinateur sur le bureau de l’avocat et l’information circulante est constituée par des flux d’information dispatchés en permanence et de manière ciblée par le documentaliste en direction des avocats. Pour l’informatique, nous retrouvons les mêmes effets de seuil que pour les ressources humaines. Jusqu’à 20 avocats, les connexions internet des avocats suffisent pour communiquer.

Entre 20 et 50 avocats, il devient nécessaire de disposer d’un système de messagerie spécialisé et à partir de 50 avocats, l’Intranet est devenu incontournable.

En effet, dès que le cabinet fonctionne avec des équipes structurées, l’enjeu n’est plus seulement la diffusion de l’information par le documentaliste mais devient le partage de l’information pour tout le cabinet et ceci ne peut pas se faire sans un Intranet.