Précisions sur la distinction entre "conservation" et "archivage" des données dans le cas d'une liste électorale.
Dans une question du 18 juin 2013, le député Xavier Bertrand demande au Premier ministre sur les modalités pratiques de mise en œuvre de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et qui prévoit que les données à caractère personnel ne peuvent être conservées dans un fichier, sous une forme permettant l'identification des personnes concernées, que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Une ambiguïté demeure toutefois quant à la distinction entre "conservation" et "archivage" des données, en particulier dans le cas d'une liste électorale, puisque les instructions relatives à sa conservation indiquent un délai de seulement trois ans, alors qu'il est parfaitement inenvisageable d'archiver ce fichier, sauf à le recréer immédiatement en vue du prochain scrutin. Il souhaiterait dès lors qu'il précise avec le plus de clarté possible, la distinction entre conservation et archivage des données.
Le 12 novembre 2013, la ministre de la Culture lui répond que la conservation correspond à la fois à l'archivage dit courant et à l'archivage dit intermédiaire, au sens des articles R. 212-10 et R. 212-11 du code du patrimoine.
Pour les élections, les durées d'utilité administrative (DUA) des documents sont fixées par l'instruction interministérielle Intérieur/Culture du 5 janvier 2004 qui prévoit une DUA de trois ans pour les listes électorales.
Concernant le fichier électoral des communes, cette DUA de trois ans doit s'entendre à compter de la fin de la validité de la donnée, c'est-à-dire de la radiation de l'électeur. En vertu des articles 36 de la loi Informatique et Libertés et L. 212-3 du code du patrimoine, les données en cause peuvent faire l'objet d'un traitement au-delà de cette durée initiale pour être conservées, par les services publics d'archives compétents, à des fins statistiques ou à des fins de recherche scientifique ou historique. Il est ainsi prévu dans l'instruction suscitée de conserver les listes électorales générales des communes à l'issue de leur DUA.
A cette étape, la conservation correspond à l'archivage dit définitif au sens de l'article R. 212-12 du code du (...)
