Le cabinet Proskauer, cabinet d’avocats international, vient de publier les résultats de son étude internationale, réalisée auprès de 120 entreprises dans le monde*, sur les pratiques en augmentation des réseaux sociaux et les risques potentiels liés à cette utilisation.
Il en ressort qu’une majorité des entreprises autorisent leurs salariés utiliser les réseaux sociaux mais elles restent encore peu nombreuses à encadrer leurs pratiques. Ainsi, plus de 43% des entreprises internationales ont été confrontées à une utilisation inappropriée des réseaux sociaux par leurs salariés.
Plus de 75% des participants ont recours aux réseaux sociaux à des fins professionnelles. Pour une majorité, cette utilisation est récente et a débuté au cours des deux dernières années. L’utilisation des réseaux sociaux est en pleine croissance : en termes de volume, elle devient aussi importante que celle des mails, mais ce n’est pas sans risque. Au vu de cet engouement, les entreprises en multiplient les usages professionnels et n’hésitent plus à les intégrer dans le cadre de leurs stratégies de marketing ou de relations publiques.
Plus de 72% des entreprises ne contrôlent pas l’utilisation des réseaux sociaux par leurs salariés. L’utilisation des réseaux sociaux se trouve souvent à la frontière entre la vie privée et la vie professionnelle. Cette ambiguïté soulève de nombreux sujets lors de l’encadrement sur le lieu de travail, et notamment l’application de certains principes comme la confidentialité, la loyauté, le respect de la vie privée ou encore le droit à la liberté d’expression. Par ailleurs, les "tweets" et les "posts" étant, par nature, le reflet d’un langage spontané, informel et donc familier (mais se matérialisant à l’écrit et donc transférables en l’état, à des milliers de destinataires), nombre de sociétés se doivent de mettre en garde leurs salariés et de les inviter à tenir compte des conséquences possibles d’un "tweet" ou "post" avant toute mise en ligne.
Or, en Europe, excepté en Italie, les employeurs peuvent surveiller l’utilisation des réseaux sociaux par leurs salariés. Cependant, cette possibilité est souvent limitée, d’une part parce que la surveillance qui peut être mise en place est encadrée et d’autre part parce que cette surveillance n’est légale qu’à la condition que certaines obligations soient respectées. Ainsi, l’employeur n’est pas autorisé à surveiller l’utilisation des réseaux sociaux de ses salariés sur des appareils qui leur sont personnels (par exemple les smartphones).
Près de 55% des entreprises ont mis en place des règles relatives à l’utilisation des réseaux sociaux. Pour la majorité des juridictions, l’élément essentiel est de trouver l’équilibre entre les intérêts légitimes de l’employeur à protéger son entreprise et les droits du salarié à préserver sa vie privée. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises, ayant pris conscience des enjeux liés aux réseaux sociaux, ont pris les mesures qui s’imposaient pour encadrer les usages :
- Mettre en place des normes ou des clauses contractuelles claires et bien définies concernant l’utilisation des réseaux sociaux et les sanctions encourues en cas de manquement. Idéalement, l’employeur doit les communiquer et obtenir le consentement écrit et express des salariés sur ces normes.
- S’assurer que la surveillance soit bien cadrée et protège les intérêts professionnels de l’employeur.
- Mettre en oeuvre des garanties pour que : toute surveillance soit faite par les représentants de l’employeur habilités à effectuer cette surveillance ; toutes les données récoltées restent privées et ne soient pas modifiées ni diffusées plus largement que nécessaire ; les données à caractère privé ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire.
- Former le management et les salariés à l’utilisation appropriée de ces nouveaux outils.
- Etre capable de préciser et de fournir les éléments de preuve pour tout abus d’utilisation des réseaux sociaux par les salariés.
Malgré tout, plus de 40 % du panel a rencontré des difficultés liées à l’utilisation des réseaux sociaux par ses employés, et près d’1/3 a dû appliquer des sanctions disciplinaires à l’encontre de ses salariés pour usage abusif ou inapproprié de ces sites.
Dans la plupart des juridictions, se référer aux informations trouvées sur les réseaux sociaux est permis pour prendre des sanctions disciplinaires ou des décisions de promotion et d’embauche. En France, la jurisprudence n’est pas constante sur les questions de "quand et comment" les informations trouvées sur les sites de réseaux sociaux peuvent être utilisées par un employeur dans le cadre des mesures disciplinaires. En effet, la jurisprudence reste divisée quant à la possibilité pour les employeurs de sanctionner les salariés qui ont posté des commentaires négatifs sur l’entreprise.
Toutes les juridictions avertissent les sociétés des risques qu’elles encourent dès lors qu’elles utilisent de telles informations. Par exemple, les plaintes pour discrimination seront envisageables si elles sont fondées sur des considérations inappropriées.
Dans tous les cas, la prudence est recommandée lors de la prise de mesures disciplinaires ou dans une procédure de recrutement. Voici quelques points qu’il faut garder à l’esprit (pour toutes les juridictions) :
- Les employeurs doivent évaluer avec précaution les preuves obtenues par le biais d’un site de réseau social ;
- L’information risque d’être imprécise, obsolète, écrite sans l’intention d’être prise au sérieux, ou même postée par une des parties concernées par l’enquête ;
- S’appuyer sur les informations qui se trouvent sur un site de réseau social ouvre la porte aux contentieux pour discrimination ;
- Une décision ne doit pas être fondée sur la découverte d’une information protégée (par exemple la religion ou une conviction politique), qui pourrait être visible sur un réseau social, au risque de se révéler discriminatoire.
Ainsi, la prolifération des réseaux sociaux se poursuit, créant de nouveaux moyens attractifs de communication, d’interaction et d’échange d’idées. Dès lors, les dispositions légales ont été orientées pour atténuer les risques et protéger les droits fondamentaux mis en cause par ce nouveau moyen de partage d'informations. Les employeurs se trouvant face à une multitude de problématiques juridiques nouvelles, il est essentiel qu’ils suivent de près l’évolution des lois dans le monde.
A propos de l’étude :
Cette étude a été menée en juillet 2011 auprès de responsables juridiques, responsable ressources humaines de 120 entreprises internationales présentes dans 15 pays : L’Argentine, Le Brésil, le Canada, La République Tchèque, l’Angleterre, la France, l’Allemagne, Hong Kong, l’Italie, le Japon, le Mexique, Singapour, les Pays-Bas, l’Espagne, les Emirats Arabes Unis.
