Le recours à des outils qui font appel aux nouvelles technologies présente un certain nombre de bénéfices pour un cabinet d’avocats. En premier lieu, en termes de productivité. Ils permettent en effet d’améliorer et d’accélérer le processus de production de certains services, tels que la rédaction et la revue de contrats, les opérations d’audit, d’acquisition ou de compliance, ou encore les dossiers de contentieux qui nécessitent le traitement d’un très grand d’informations. Qu’il s’agisse des outils de recherche documentaire ou d’analyse de la jurisprudence, des logiciels d’aide à la rédaction, à l’analyse ou au suivi de contrats, des data rooms électroniques, des espaces de travail collaboratifs, de la signature électronique, des solutions d’analyse de documents utilisant les technologies de l‘intelligence artificielle… tous concourent à assister les avocats dans leurs missions les plus chronophages et répétitives et à améliorer leur productivité. Ces outils ont en revanche moins d’impact sur la production de prestations à forte valeur ajoutée, pour lesquelles les clients continueront de choisir des profils avec des qualités de savoir être importantes (écoute, créativité, capacité à négocier…).

Quant au recours à des outils de communication numériques, il présente de nombreux enjeux en termes d’interactions avec les clients, actuels et potentiels, ainsi qu’avec les membres du cabinet.

Réseaux sociaux, intranets, extranets, applications mobiles, messageries électroniques… Ils contribuent à faire évoluer le mode d’échange et de collaboration avec les clients au quotidien, et à mettre la technologie au service du marketing. En interne, ils facilitent et renouvellent le mode de communication et d’échange avec les membres du cabinet sur un mode plus horizontal.

Des impacts organisationnels et économiques

Toute transition numérique a nécessairement un impact sur l’organisation du travail et la façon d’exécuter certaines missions au sein du cabinet. Parce qu’elle fait appel et fera de plus en plus appel à des dispositifs technologiques, elle induit une évolution des tâches assurées par les avocats et nécessite l’acquisition de nouvelles compétences indispensables pour utiliser ces outils à bon escient. Associée à une éventuelle externalisation de certaines missions à des prestataires externes spécialisés, cette réorganisation du processus de production des services a un impact immédiat sur les fonctions et la formation des plus jeunes collaborateurs – et, à plus long terme, sur la pyramide des âges du cabinet.

Autre conséquence directe de l’introduction d’outils technologiques dans la production de certains services : la nécessité de réfléchir à la valorisation financière des prestations qui intègrent de la technologie. Parce qu’ils permettent de gagner du temps, ces nouveaux outils obligent les cabinets à sortir de la logique de facturation au temps passé et à envisager de nouvelles bases de calcul permettant d’intégrer la valeur de la technologie – ce que les machines produisent – dans la valeur du conseil. Cette valorisation est d’autant plus cruciale qu’elle est à la base du calcul coûts/bénéfices sur laquelle les associés vont définir leur stratégie en matière numérique et prendre les décisions afférentes en matière d’investissements (internalisation versus externalisation, achat de solutions disponibles sur le marché ou développement en interne, investissement dans la formation…).

Attention vigilance

Outre la nécessité de bien appréhender les possibilités offertes par la technologie et de bien évaluer les bénéfices que le cabinet peut en tirer, il est indispensable d’accompagner cette transition pour éviter les chausse-trappes inhérentes à la conduite de ce type de projet, telles que la mauvaise appropriation d’outils et de process qui sont au final mal utilisés ou sous utilisés. Même si tous ne sont pas nécessairement concernés au même degré, il convient de sensibiliser l’ensemble des associés et des collaborateurs aux enjeux du numérique et de veiller à ce qu’ils acquièrent tous une forme d’acculturation à ces technologies, à leurs applications pratiques et leurs usages. Le volet formation, par exemple, ne doit pas faire l’impasse sur ce qui tout ce qui relève du contrôle et de l’interprétation des résultats produits par des process automatisés. Enfin, la question du bon timing pour initier cette transition est stratégique. Sur ce terrain, il faut bien garder à l’esprit que les directions juridiques, dont les budgets sont soumis à une forte pression, s’adresseront pour certains services au prestataire, cabinet d’avocats ou non, qui propose le meilleur rapport qualité-prix. D’où l’importance d’être très à l’écoute de ses clients pour ne pas se retrouver en décalage avec leurs attentes. Et être prêt au bon moment. Ni trop tôt, ni trop tard.

Patrick Bignon, Associé, Bignon De Keyser, Cabinet de conseil en stratégie et en organisation dédié aux professions juridiques.